כל אחד מאיתנו מכיר את התחושה של מחסור בזמן. בין העבודה לגידול הילדים, בין מטלות הבית לעיסוק בבריאותנו ובבריאות משפחתנו, נדמה שהימים חולפים ולא הספקנו כלום. מטלות נזנחות, משימות נשכחות וזה גם מתסכל וגם מפריע להתקדמות לעבר יעדים שהצבנו.
הפתרון לכאוס הוא ניהול זמן נכון [1], שפירושו להביא לידי ביטוי את היכולת לארגן את הזמן שלנו בצורה מובנית, כדי שיהיה מקום וזמן לביצוע כל המשימות והמטלות בצורה היעילה ביותר ויישאר עוד פנאי לתחביבים ולבילויים משפחתיים, זוגיים וחברתיים.
למה חשוב לנהל את הזמן בצורה נכונה?
ניהול זמן לא נכון, עלול לגרום להזנחה בטיפול בבעיות חשובות ודחופות, לחוסר איזון בין שעות עבודה לשעות מנוחה, לחיכוכים בזוגיות ובהורות, לתלונות מהבוס ומה לא. כשמנהלים את הזמן נכון, אפשר לקדם משימות ולעמוד ביעדים, כדי להגיע לסופו של יום בתחושת סיפוק ורגיעה וגם כדי לקדם את עצמכם בטווח הארוך.
ניהול זמן נכון [2] הוא קריטי במיוחד אם אתם בעלי עסק עצמאי, אדונים לעצמכם ולזמנכם ולא מחויבים ללוח זמנים שנקבע מראש. יכולת לנהל נכון את הזמן, חשובה במקרה כזה לא רק להתפתחות והשגשוג של העסק, כפי שהוכח במחקרים רבים, אלא גם לתחושה האישית שלכם.
חשיבותה של היכולת להתנהל במסגרת הזמן, באה לביטוי גם בתחום המשפחתי, כשאתם הורים לילדים, שנאלצים ללהטט בין הפרנסה והקריירה לבין ההורות ובמקביל לעיתים לטפל בהוריכם המבוגרים. ככל שסדר היום שלכם מלא במשימות, כך ארגונו יהיה מאתגר יותר, אבל גם הכרחי יותר, על מנת להגביר את התפוקה בעבודה וגם את איכות החיים.
10 טיפים לניהול זמן איכותי
קשה לנסח עקרונות לניהול נכון של זמן, שיתאימו לכולם. ההבדלים בנסיבות החיים, בעיסוק המקצועי, במצב המשפחתי, בגיל, באזור המגורים, באינטליגנציה, במגדר וכמובן באישיות ובדרך ההתנהלות של כל אדם, מקשים על הכללות בנושא, ועדיין ישנם כללים שכל אחד יכול למצוא בהם את עצמו.
להלן כמה טיפים לניהול זמן:
1. לנקות את השולחן
החיים מלאים בהסחות דעת, ניירת ובלגן שמסיח את הדעת ומפריע לריכוז. אחד הצעדים החשובים בדרך לניהול נכון של הזמן, הוא לעשות סדר בדואר, בהודעות, בחשבונות, במסמכים, במגירות ובכל השאר. כשמדובר על תיבת המייל לדוגמה, חשוב לעבור עליה מדי פעם, להשיב על מה שדורש תשובה ולהיפטר מההודעות המיותרות. למען הסדר הטוב בהמשך, כדאי לחלק את המיילים לתיקיות, כמו “עבודה” “חשבונות” וכדומה, מה שיקל על הטיפול בהם בעתיד. אחד העקרונות החשובים בניהול זמן הוא לדעת לתעדף משימות ולערוך אותן לפי סדר החשיבות והדחיפות.
2. לגבש סדר יום
סדר יום קבוע נשמע כמו עסק משעמם וחדגוני, אבל הוא חיוני להספק ולעמידה ביעדים. את המשימות היומיות יש להכין מראש על פי ימים ושעות ולהתקין תזכורות וכל מה שיעזור לכם, לעמוד במה שהתחייבתם לעצמכם. כדאי להחליט מראש גם מהי השעה ביום ומהו פרק הזמן, המתאים לביצוע כל משימה, כדי לא לגלוש ו”להימרח”, מבלי להותיר זמן למטלות האחרות. חשוב כמובן, ברגע האמת, לעמוד בסדר היום שנקבע ולא להיכנע לדחיינות. היועץ האסטרטגי והשיווקי טל איתן, מציע לתכנן את הלו”ז כמה שיותר זמן מראש, כדי שייבנה על פי חשיבה וארגון פנימיים רציונליים, תוך נטרול השינויים הרגשיים המופיעים בזמן אמת, כלומר, כשצריך לבצע את המטלה אבל אין כל כך חשק [3].
3. לחלק את היום לחלקים
כדי שהדברים יהיו ברורים, מומלץ לחלק את היום לחלקים על פי טיב המשימות שצריכות להתבצע באותו יום ועל פי היעדים שאתם רוצים להגיע אליהם. חשוב להגדיר מראש אילו שעות ביום יוקדשו לעבודה, לפגישות (כולל חישוב זמן ההגעה והחזרה), לבישול ולאכילה, לפעילות גופנית, לעבודה בגינה, לסידורים בירוקרטיים, לבילוי עם המשפחה וכדומה.
4. לערוך רשימות
“צ’ק ליסט” של משימות, הוא מהדרכים העתיקות ביותר להתנהלות נכונה ומסודרת וכמה כיף לסמן את ה-V לאחר שעמדנו ביעד כלשהו, קטן כגדול. בכתבה שפורסמה באתר “The HR Digest” נקבע שרשימות סידורים, הכרחיות לכל אדם בכל עת. הרשימה צריכה להיות ערוכה כמובן על פי סדר הדחיפות של המשימות לאותו יום וכדאי לעדכן אותה במשך היום בהתאם לאירועים ולקצב מילוי המשימות. עצם הכתיבה של משימות, מאפשרת לדמיין אותן ולתת להן ממשות. מבט ברשימה במהלך היום, יכול להציג באופן ויזואלי, את רמת ההתקדמות שלנו.
5. להתמקד במשימה
כמה קל, כשעובדים בבית וקמים לרגע להכין קפה, להבחין שצריך להשקות את העציץ, שיש קורי עכביש על הקיר או כלים בכיור, להיסחף לכיוון כלשהו ולהשאיר את המשימה המקורית מאחור. חשוב, משום כך, להיות מודעים לדפוס הפסול, לנסות לבצע כל משימה בזמנה ובאופן רציף ויסודי ולא לרפרף מדבר לדבר. חשוב להימנע מזגזוג ומהסטת תשומת הלב לדברים אחרים ולסיים את המטלה שעוסקים בה, לפני שעוברים הלאה.
6. לעבוד עם יומן
יש שיגידו שאין כמו יומן “אולד סקול”, דהיינו פנקס כרוך המכיל דף לכל יום בשנה, כדי לנהל את סדר יומם, אבל גם האמצעים האלקטרוניים עושים כמובן עבודה, העיקר שיהיה תכנון מראש ופחות התנהלות של “שלוף” [4]. התכנון שמבצעים מראש, צריך להיעשות באופן יומיומי ושבועי וחשוב להגדיר מהם היעדים שאתם רוצים להשיג במהלך היום או השבוע שלפניכם.
7. לקחת הפסקות
במהלך היום, לא מזיק להקדיש פרק זמן מסוים להפסקה, אחת לפחות, שבה לא חייבים לעשות שום דבר מיוחד. אפשר לשבת עם כוס קפה או כוס יין, עם מוזיקה או בלעדיה, לעשות מדיטציה או תרגילי נשימה, לצאת לטיול קטן מסביב לשכונה ופשוט לשחרר ולנוח, כדי לחדש את האנרגיות.
8. להתחשב בבלתי צפוי
גם אם היום שלהם מתוכנן בצורה הדוקה, תמיד עלולים לצוץ אירועים ומצבים בלתי צפויים, שאין לכם שליטה עליהם, אבל בכוחם לשבש לכם את התוכניות. זה יכול להיות פקק תנועה או חסימה בכביש, תקלה ברכב, ילד חולה שמצריך השגחה או שיש לאסוף אותו במפתיע מהגן, לקוח שלא הגיע לפגישה והרשימה עוד ארוכה. כדי להתגבר על הבלתי צפוי, חשוב לקחת מרווחי זמן גדולים יחסית בין המטלות, בעיקר אם מדובר במפגשים הנערכים במקומות המרוחקים גיאוגרפית זה מזה, או שההגעה אליהם כרוכה נהיגה בכבישים עמוסים או בחיפוש ממושך אחר חנייה. כדי להתמודד עם כל אלה, צריך, לצד התכנון, להשאיר מקום גם לגמישות וספונטניות בסדר היום וללמוד למצוא לבעיות פתרונות יצירתיים.
9. להתנתק מהרשתות החברתיות
אפשר לעשות את זה פעם ביום, לשעה נניח, או בתדירות נמוכה יותר, אבל התנתקות זמנית מהאי מייל, הוואטסאפ, הפייסבוק, האינסטגרם, הטוויטר והטיקטוק ומכל ההתראות הקופצות, תתרום רבות לשקט הנפשי וליכולת הריכוז והמיקוד במטלות שלכם. אפשר בשלב ההתחלתי, להעביר את הטלפון למצב שקט ולראות איך זה עובד בשבילכם ובהמשך אפילו, לא ייאמן, אבל לכבות.
10. לתגמל את עצמכם
כדי להעלות את המוטיבציה ולסיים משימה מעיקה, תוכלו להבטיח לעצמכם צ’ופר אם תעמדו בה. זה יכול להיות משקה שאתם אוהבים, משהו מתוק או פרק בסדרה אהובה בנטפליקס.
